E-faktura
Från papper och PDF till digitala flöden – e-faktura är nästa steg i omställningen. Det ger högre säkerhet, mindre administration och en lösning som är förberedd för framtidens lagkrav.
Från pappersfaktura till e-faktura
Vi fortsätter utvecklas – för dig. Från pappersfakturor till smarta digitala affärsflöden – Crediflow har varit med hela vägen. Vi var först med att tolka fakturor automatiskt utan mallar. Vi har hjälpt våra kunder att effektivisera varje steg: från skanning och pappershantering till PDF-fakturor via mejl – och nu vidare med e-faktura.
Idag är vi mitt i en internationell transformation där affärsflöden blir mer digitala, uppkopplade och spårbara – och vi är glada att få vara en del av den resan tillsammans med våra kunder. Den här sidan guidar dig genom vad e-faktura egentligen är, hur nätverk fungerar, vad begrepp som EDI, Peppol och ViDA betyder – och hur vi på Crediflow hjälper dig att leva upp till lagar och krav som digitaliseringen för med sig, att nå rätt mottagare, i rätt format, alltid utan krångel.
E-faktura: Mer aktuellt än någonsin
E-faktura är inte bara en smart lösning – det är en nödvändighet. Fler företag än någonsin vill förenkla och effektivisera sin administration. Samtidigt växer kraven från myndigheter och lagstiftning, särskilt inom EU. EU:s initiativ ViDA – VAT in the Digital Age bygger på att all momsrapportering ska ske digitalt. Det innebär:
- att e-faktura blir obligatoriskt vid gränsöverskridande handel inom EU
- att länder får införa krav på e-faktura även inrikes
- att rapportering sker i realtid eller nära realtid till skattemyndigheter
För att möta dessa krav krävs strukturerad, digital fakturering – det vill säga e-faktura. Därför är det viktigt att redan nu se över hur du skickar och tar emot fakturor. Med Crediflow får du en lösning som redan idag är anpassad för framtidens krav.
Lär dig mer om e-faktura
Vad är en e-faktura?
En e-faktura är inte en PDF med e-post. Det är en digital faktura i ett strukturerat format, anpassad för att läsas direkt av mottagarens affärssystem. Inga manuella kontroller, inget knappande – bara ett digitalt flöde som ger kontroll, kvalitet och effektivitet.
E-faktura är bara ett exempel på en digital transaktion. Det handlar om att skapa datadrivna informationsflöden – inte bara för fakturor, utan även ordrar, bekräftelser, priskataloger och leveransaviseringar. Allt för att du ska slippa dubbelarbete och minska risken för fel.
Vad är skillnaden mellan e-faktura och EDI-faktura?
Du kanske har hört talas om båda – men vad är egentligen skillnaden?
Både e-faktura och EDI-faktura innebär att fakturan skickas elektroniskt i strukturerat format, utan PDF, och kan hanteras maskinellt. I grunden fungerar de alltså likadant.
Skillnaden ligger oftast i format, historik och sammanhang:
- “E-faktura” används ofta som ett samlingsnamn för elektronisk fakturering i format som Peppol BIS Billing, Svefaktura eller Finvoice.
- “EDI-faktura” är en benämning som ofta används i EDI-orderflöden, där fakturan är en del av ett större informationsutbyte – t.ex. order, orderbekräftelse, leveransavisering och faktura. Formatet är ofta branschspecifikt, som t.ex. EDIFACT.
Rent tekniskt är båda strukturerade digitala filer. Den stora skillnaden ligger alltså i hur och var de används.
Du behöver inte veta vilket format som gäller – vi ser till att rätt fil skickas till rätt plats, oavsett om det kallas e-faktura eller EDI.
Så fungerar e-fakturaflödet
Det börjar med oss – din operatör. Som operatör ser vi till att du får ett fungerande, digitalt flöde som kopplar ihop dig med hela e-fakturaekosystemet.
När du skickar en faktura från ditt affärssystem:
- Vi tar emot den
- Vi omvandlar den till ett format som mottagarens system kan hantera
- Vi letar i register i realtid för att hitta rätt mottagare och bästa leveransväg
- Vi kontrollerar att fakturan innehåller rätt information
- Vi skickar den i rätt format via rätt nätverk
Om du är mottagare gäller samma sak – vi tar emot e-fakturan, kontrollerar att allt stämmer, och levererar den i det format ditt system kan läsa.
Vi kopplar ihop dig med viktiga nätverk och register – som Peppol, Nea e-register , Nemhandel. Det gör att:
- Dina leverantörer kan hitta dig
- Du kan hitta dina kunder
- Du blir synlig och nåbar digitalt
Genom våra partnersamarbeten gör vi det ännu enklare för dig som kund. Allt är förberett och klart så att du bara kan klicka igång tjänsterna och möjligheterna med ett klick – direkt i ditt affärssystem.
Det ska vara enkelt – och det är det.
Vad är skillnaden mellan register och nätverk – och varför spelar det roll?
När du skickar en e-faktura behöver den hitta rätt mottagare. Det kräver två saker:
- Ett register – där företag är synliga som avsändare eller mottagare, med adressinformation (som organisationsnummer, GLN eller Peppol-ID).
- Ett nätverk – som hanterar den tekniska överföringen och ser till att fakturan faktiskt levereras.
Ett register visar alltså vem du kan skicka till – men inte hur. För själva leveransen krävs att det finns ett nätverk, eller att din operatör har samtrafik med mottagarens operatör.
Exempel på nätverk:
- NEA (Sverige): nationell samverkan där operatörer delar både register- och kommunikationsmöjligheter.
- Tieke (Finland): motsvarighet till NEA.
- Peppol: internationellt nätverk med gemensamma regler och ett öppet register kopplat till teknisk infrastruktur.
De nationella nätverken är inte direkt sammankopplade. För att kunna skicka mellan länder behöver båda parter finnas i ett gemensamt nätverk – som Peppol – eller att du använder en operatör, som Crediflow, som är ansluten till flera nätverk och kan skapa förbindelsen.
Och det gäller omvänt också: om du vill att andra ska kunna skicka e-faktura till dig, behöver du vara synlig i rätt register och vara tekniskt nåbar via ett nätverk.
Vi hanterar adressering, registerslagningar och ruttning i bakgrunden – så att du som användare bara kan skicka. Enkelt, automatiskt och rätt från början. Det innebär att du som användare inte behöver känna till tekniska detaljer – vi sköter kopplingar och ruttning.
PDF eller e-faktura – vad gäller?
Det är lätt att blanda ihop begreppen – så här kommer en tydlig förklaring:
1. En PDF-faktura som skickas via mejl är inte en e-faktura. Den kan inte tolkas automatiskt av mottagarens affärssystem. Det innebär manuell hantering, ökad risk för fel och onödig administration.
2. En e-faktura är en strukturerad digital fil, byggd för att läsas direkt av mottagarens system. Den är den juridiska fakturan.
Men för att vi människor också ska kunna läsa innehållet, kan en PDF-bild kopplas till e-fakturan – en visuell version av fakturan, som är lätt att förstå med ögat.
Crediflows lösning:
- Vi genererar automatiskt en PDF utifrån e-fakturan – visuellt snygg, tydlig och lättläst.
- Du kan välja mellan olika mallar:
– Förenklade med endast obligatoriska fakturauppgifter
– Mer avancerade som visar hela innehållet från e-fakturan - Har avsändaren bifogat en egen PDF? Då kan vi prioritera den framför en genererad – om du vill.
Det är viktigt att förstå att det är den digitala filen som är själva fakturan – PDF:n är bara ett sätt att visualisera den. I många fall innehåller PDF:n inte all information som finns i e-fakturan.
Vi hanterar även bilagor, och ser till att allt skickas vidare korrekt till mottagaren – i rätt format, via rätt kanal.
Olika sätt att skicka och ta emot e-faktura
Det finns flera sätt att skicka digitala fakturor, men vårt mål är alltid att använda nätverk. Det ger både mottagare och avsändare skalfördelar och gör det enklare, snabbare och mer spårbart. Tänk på det som ett vägnät: vi tillhandahåller bilen – men det behövs vägar att köra på. Ju fler nätverk du kan köra på, desto fler kunder och leverantörer kan du nå. I ett point to point flöde bygger vi en väg mellan avsändare till mottagare som bara de kör på. Här är de vanligaste sätten:
- Nätverk – som Peppol – ett växande europeiskt och internationellt nätverk med öppet regelverk och gemensamt adressregister. Används alltmer, men fortfarande är det många företag som ännu inte skickar eller tar emot via Peppol.
- Nationella register – som NEA e-register (Sverige), Tieke (Finland) Här samverkar operatörer kring register och adressering. Vi på Crediflow är anslutna till flera av dem.
- Operatörssamverkan – vi delar registerinformation med andra operatörer så att företag i olika system kan nå varandra.
- EDI – ett tekniskt format som används för mer än bara fakturor, t.ex. ordrar och leveransaviseringar.
- Point-to-point – en direktkoppling mellan avsändare och mottagare, vanligt vid särskilda krav eller när inga nätverksvägar finns.
Vi arbetar ständigt för att utöka vår räckvidd genom nya samarbeten och integrationer. Saknas förutsättningar för att gå via nätverk, kan vi alltid lösa kommunikationen punkt till punkt. Oavsett väg gör vi det enkelt för dig att skicka rätt – varje gång.
Redo för internationella krav?
Många företag har verksamhet i flera länder – eller kunder och partners som redan idag ställer krav på digital fakturering. Det gör det extra viktigt att förstå de initiativ som driver utvecklingen framåt i Europa. ViDA (VAT in the Digital Age) är EU:s digitaliseringsprogram för momsrapportering. Det innebär:
- Obligatorisk e-faktura vid gränsöverskridande handel inom EU
- Möjlighet för länder att införa krav på e-faktura även inrikes
- Rapportering i realtid eller nära realtid till skattemyndigheter
För att det ska fungera behövs strukturerade digitala flöden – alltså e-fakturor, inte PDF eller andra manuella format. CTC (Continuous Transaction Controls) är det tekniska begreppet för detta – att varje faktura skickas vidare automatiskt till skattemyndigheten i samma ögonblick som den skickas till mottagaren.
Crediflow är redan idag anpassat för dessa krav. Vi hjälper dig att möta både dagens och framtidens regler – utan att du behöver tänka på tekniken.
Enkelt, effektivt och redo för framtiden
Vi vet att det kan låta tekniskt – format, nätverk, register och lagkrav. Men i slutändan handlar det om en sak: att du ska kunna fokusera på det som är viktigt. Med Crediflow får du ett digitalt fakturaflöde som fungerar – för att vi gör det enkelt. Allt det tekniska sköter vi – du ser bara att det fungerar. För oss handlar det om att ge dig trygghet, tid och kontroll. Det är därför företag väljer Crediflow.
användande kunder/månad
Integrerade systempartners
Några av våra samarbetspartners
